Når adressemyndigheden har truffet sin afgørelse, skal de berørte parter orienteres om afgørelsen.

Parterne skal ifølge forvaltningslovens §§ 22-24 have en skriftlig begrundelse for afgørelsen, dvs. en forklaring på, hvorfor afgørelsen har fået det indhold, den har. Undtagelsen er dog, at afgørelser som fuldt ud giver den pågældende part medhold, ikke skal begrundes.

Begrundelsen har fire hovedfunktioner:

• Den skal give parten fuld information om grundlaget og baggrunden for afgørelsen.
• Den skal bidrage til at sikre, at grundlaget for afgørelsen er sagligt og fyldestgørende.
• Den skal udgøre et væsentligt grundlag for partens overvejelse over om vedkommende vil klage over adressemyndighedens afgørelse.
• Den skal give klagemyndigheden mulighed for at vurdere afgørelsens holdbarhed.

Der er en række krav til udformningen af begrundelsen:

Begrundelsen skal være individuel, dvs. rettet til den eller de pågældende parter. Beslutninger, som træffes af fx byråd eller et udvalg om fx et ændret vejnavn, skal altså også begrundes, når afgørelsen sendes til parten. En kopi af en byråds- eller udvalgsbeslutning, som sendes parten, opfylder derfor ikke kravet om en individuel begrundelse, medmindre den umiddelbart angiver de grunde, som beslutningen hviler på og en henvisning til de retsregler, den er truffet efter.

Sagens faktiske omstændigheder og reglerne er grundlaget for afgørelsen. Det skal derfor fremgå af begrundelsen, hvilke oplysninger i sagen, som er tillagt væsentlig betydning for resultatet.

Begrundelsen skal også indeholde en henvisning til de relevante retsregler. Dvs. at adressemyndigheden så præcist som muligt skal angive de paragraffer i adresseloven eller adressebekendtgørelsen, som er anvendt.  Reglernes indhold kan med fordel gengives, således at borgeren får et konkret indblik i de forhold, som har ført adressemyndigheden frem til sin afgørelse.

Adressemyndigheden skal angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for den endelige afgørelse.

Ligesom ved partshøringer kan adressemyndigheden aftale med en ejer, administrator, bestyrelse eller lignende at viderebringe orienteringen om adressemyndighedens afgørelse med begrundelse og klagevejledning til de berørte parter.