Reglerne om partshøring findes i forvaltningslovens kapitel 5 (§§ 19-21).
Partshøring betyder, at den, der er part i en forvaltningssag, får lejlighed til at gøre sig bekendt med og kommentere det faktiske afgørelsesgrundlag, dvs. oplysningerne i sagen, inden sagen afgøres.
Partshøringen bidrager således til at sikre den enkeltes retsstilling over for den offentlige forvaltning.
Det har endvidere stor betydning for tilliden til forvaltningen, at parten får mulighed for at kontrollere myndighedens beslutningsgrundlag, inden afgørelsen træffes.
Partshøring er samtidig med til at sikre, at myndigheden har de oplysninger, den skal bruge for kunne træffe en lovlig og korrekt afgørelse.
Der må ikke træffes afgørelse, før alle sagens parter har haft mulighed for at afgive deres udtalelse. Konsekvensen af, at der ikke er gennemført partshøring, før en afgørelse træffes, kan være, at sagen må gå om med fornyet høring af sagens parter, se også afsnit 14.2.5 om konsekvenserne af manglende partshøring.
Part i en sag er den, som har en væsentlig og individuel interesse i sagens afgørelse.
I forbindelse med ændring af eksisterende vejnavne, husnumre, supplerende bynavn, eller adresse, som berører en eller flere ejendomme, vil parterne i sagen typisk være de ejere og lejere af såvel boliger som virksomheder, hvis adresse berøres af ændringen.
Forvaltningslovens hovedregel om partshøring findes i lovens § 19, stk. 1.
Ifølge reglen må en myndighed ikke træffe afgørelse i en sag, før der er gennemført partshøring, hvis den pågældende part ”ikke kan antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger om sagens faktiske omstændigheder”. Reglen gælder dog kun, hvis oplysningerne er til ugunst for den pågældende part og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.
Pligten til at partshøre indtræder, når følgende fire betingelser er opfyldt:
Den første betingelse om, at parten ikke er bekendt med, at bestemte oplysninger eller vurderinger indgår i sagen, kan være opfyldt, selv om sagen er rejst af parten selv. Det gælder bl.a., hvis oplysningerne er indhentet uden partens medvirken, eller hvis oplysningerne er udarbejdet af myndigheden selv – eksempelvis ud fra oplysninger i et register eller på grundlag af oplysninger, som myndigheden har i forvejen. Betingelsen er opfyldt, selv om parten kender oplysningerne, men blot ikke ved, at de vil blive brugt i forbindelse med den konkrete sag.
I forhold til den anden betingelse, hvorefter der skal være tale om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, er det afgørende, om oplysningerne er af en sådan karakter, at de bidrager til at skabe klarhed over sagens faktiske omstændigheder.
Den tredje betingelse om, at oplysningerne eller vurderingerne skal være til ugunst for parten selv skal ses i forhold til afgørelsens udfald. Hvis det ikke er muligt at afgøre, om en oplysning er til ugunst for parten, vil der altid være pligt til at foretage partshøring. Der kan også være pligt til at partshøre i tilfælde, hvor parten kan have fordel af at supplere det faktiske grundlag for en sag.
Den fjerde betingelse om, at oplysningerne eller vurderingerne skal være af væsentlig betydning for sagens afgørelse begrænser partshøring til at omfatte tilfælde, hvor der er grund til at antage, at parten vil være interesseret i at blive hørt, og hvor en medvirken fra partens side må antages at kunne forbedre myndighedens beslutningsgrundlag.
Normalt vil partshøring være påkrævet, før adressemyndigheden foretager en ændring af eksisterende vejnavne eller husnumre, hvorved en eller fleres adresse direkte vil blive berørt.
Erfaringerne viser, at adressemyndigheden især skal være opmærksomme i situationer, hvor en udstykning eller byggesag udløser behov for adresseændringer for naboer eller andre på vejen, som ikke i forvejen er part i udstyknings- eller byggesagen, og som derfor ikke kender baggrunden for adresseændringen.
Det samme gør sig gældende, hvis kommunen af egen drift eller på baggrund af en henvendelse finder, at fastsættelsen af adresser i et bestemt område skal tages op til overvejelse, fx fordi den er misvisende eller mangelfuld.
Borgere eller virksomheder, som på denne måde uforvarende berøres af en adresseændring, vil i sagens natur have en meget klar interesse i at blive orienteret om sagen og dens baggrund og i at få lejlighed til at udtale sig, før adressemyndigheden træffer sin afgørelse.
Erfaringerne viser, at en partshøring kan føre til, at der fremkommer oplysninger, som ændrer forudsætningerne for den afgørelse, som adressemyndigheden havde planlagt. Det kan fx være oplysninger om en påtænkt udstykning, et nybyggeri eller andre forhold, som kommunen ikke kender til, og som vil ændre grundlaget for at fastsætte adresser i området.
Det kan undertiden være umuligt at få identificeret de parter, fx de enkelte medlemmer af en haveforening, som berøres af en adressesag. Selv om individuel høring er vanskelig skal adressemyndigheden, i overensstemmelse med god forvaltningsskik, alligevel søge at orientere de berørte parter bedst muligt.
Adressemyndigheden kan vælge at orientere parterne gennem opslag, annoncering eller – mere målrettet – ved et brev som uddeles til alle de berørte adresser inden for området, f.eks. ”Til lejere i Vestergade 10-16” eller ”Til medlemmerne af Haveforeningen Blomsterbedet”.
En anden løsning er at kontakte ejendommens ejer, administrator, bestyrelse eller lignende og aftale med denne at viderebringe et høringsbrev til de berørte parter. For haveforeninger og lignende kan kommunen henvende sig til foreningens bestyrelse.
Forvaltningslovens § 19, stk. 1, fastlægger, hvornår en myndighed er forpligtet til at foretage partshøring. Forvaltningsloven er imidlertid en minimumslov og er ikke til hinder for, at der gennemføres partshøring i videre omfang. Partshøring bør derfor foretages også i tilfælde, hvor parten skønnes at kunne have nogen interesse i at få lejlighed til at se og eventuelt kommentere afgørelsesgrundlaget, medmindre hensynet til offentlige eller andre privates interesser taler imod det.
I forvaltningslovens § 19, stk. 2, omtales seks undtagelser fra hovedreglen, hvor der ikke skal foretages partshøring.
Kravet om partshøring gælder ifølge forvaltningslovens § 19, stk. 2, nr. 1, ikke, hvis ”det efter oplysningernes eller vurderingernes karakter og sagens beskaffenhed må anses for ubetænkeligt at træffe afgørelse i sagen på det foreliggende grundlag”.
Er der eksempelvis ikke tvivl om antallet af døre på en trappeafsats eller antallet af etager i en bygning, vil en simpel berigtigelse af fejl eller en ændring af en etage- eller dørbetegnelse være undtaget forudgående partshøring.
De øvrige undtagelser i forvaltningslovens § 19, stk. 2, vil sjældent – om nogensinde – være relevante ved fastsættelse af vejnavne, adresser eller supplerende bynavne.
Forvaltningslovens § 19, stk. 1, indeholder ingen formkrav til selve høringsproceduren. Det afgørende er, at høringsformen respekterer formålet med partshøringspligten – dvs., at parten får mulighed for at kommentere, korrigere og supplere sagens faktuelle grundlag og eksterne faglige vurderinger.
En partshøring kan gennemføres både skriftligt og mundtligt.
En skriftlig høring kan ske i form af en fremsendelse af sagens dokumenter eller ved, at myndigheden udarbejder en sagsfremstilling af de oplysninger, der er undergivet partshøringspligt. Den kan også gennemføres som udarbejdelse af et udkast til afgørelse (en agterskrivelse), hvori de relevante oplysninger er gengivet, indholdet af den påtænkte ændring og adressemyndighedens begrundelse for at ville foretage ændringen er beskrevet. Det er vigtigt, at adressemyndigheden er opmærksom på, om det fremstår klart, hvad borgeren skal forholde sig til. Desuden er det et krav, at det klart fremgår, at der er tale om en høring, og at parten har mulighed for at komme med en udtalelse.
Forvaltningsloven indeholder ingen regler om, hvornår i et sagsbehandlingsforløb en partshøring skal iværksættes. Det beror på en konkret vurdering, herunder af den enkelte sags karakter og omfang. Det er dog klart, at parten skal have lejlighed til at udtale sig, inden der træffes afgørelse.
Adressemyndigheden vil skulle afvente høringssvaret (eller udløbet af høringsfristen), inden der træffes afgørelse, og vil skulle forholde sig til de oplysninger og indsigelser, som parten måtte komme med.
Det følger af forvaltningslovens § 19, stk. 1, at myndigheden i forbindelse med partshøring kan fastsætte en frist for, hvornår parten skal afgive en udtalelse. Ved fastsættelse af fristen bør der gives parten rimelig tid til at sætte sig ind i oplysningerne og overveje udtalelsens form og indhold. Der bør i den forbindelse tages hensyn til omfanget af oplysningerne og til sagens eller oplysningernes karakter. Samtidig bør der også tages hensyn til andre private eller offentlige interesser, herunder navnlig andre parters interesse i en hurtig behandling af sagen.
Det bør oplyses til parten, at myndigheden er berettiget til at træffe afgørelse uden at afvente partens svar, hvis fristen overskrides.
Hvis parten anmoder om at få fristen forlænget, bør en sådan anmodning normalt imødekommes, medmindre det vil være væsentligt i strid med de hensyn, der lå til grund for fastsættelsen af fristen.
Hvis man foretager en mundtlig partshøring, skal der i sagen journaliseres et telefon- eller mødenotat eller lignende, som refererer indholdet af den information, som er givet til parten og hvad parten evt. har sagt hertil. Notatpligten følger af offentlighedslovens § 13. Notatpligten er væsentlig både for parten og adressemyndigheden som en dokumentation for, hvad der er sagt eller aftalt. Notatpligten sikrer også adressemyndighedens mulighed for at skabe sig et overblik over og dokumentation for oplysninger og sagsforløb. Det er blandt andet væsentligt ved skift af sagsbehandler.
Den væsentligste konsekvens af manglende partshøring er, at det kan føre til en forkert afgørelse, fordi der mangler oplysninger i sagen.
Kravet om partshøring har karakter af en garantiforskrift. Manglende partshøring vil som udgangspunkt medføre, at afgørelsen bliver ugyldig, medmindre myndigheden kan godtgøre, at fejlen i det konkrete tilfælde har været uden betydning.
Under alle omstændigheder vil manglende partshøring ofte føre til klagesager. En myndighed vil i langt de fleste tilfælde bruge en del flere ressourcer på en klagesag – og en eventuel ny behandling af sagen – end på at foretage partshøring.